בין אם יש בבעלותך חברה עם חמישה עובדים או ארגון עם עשרות צוותים, האחריות הפנסיונית שמוטלת עליך היא לא רק מחויבות פורמלית, אלא גם אישית, רגולטורית ועסקית. טעויות בתפעול וניהול הפנסיה של העובדים עלולות להפוך במהרה לסיכונים משפטיים, נזק תדמיתי או חוסר שביעות רצון שלהם.
החדשות הטובות הן, שניתן למנוע את רוב הבעיות, אם בוחרים גורם מתפעל בחוכמה. החדשות הפחות טובות הן, שהרבה טעויות מתגלות רק כשכבר מאוחר מדי.
אז איך נמנעים מזה? הנה מדריך פרקטי שיציג את הנקודות הקריטיות בבחירת גורם מתפעל פנסיוני, וגם דוגמאות מהשטח.
עובד התחיל לעבוד, וההפקדות התחילו חודשיים אחריו
בעסק קטן, שבו הנהלת החשבונות התנהלה בצורה חצי ידנית, לא דווח על קליטת עובד חדש בזמן. הגורם המתפעל לא עקב ולא דיווח. רק אחרי חודשיים גילו שלא הופקדו כספים לחשבון הפנסיה שלו, והחלו לנסות להדביק את הפער.
מה אפשר ללמוד מזה?
חשוב לעבוד עם גורם מתפעל שעוקב אחר השינויים בעסק באופן שוטף, גורם מתפעל שאפשר לסמוך עליו שהוא מבצע מעקב ובקרה באופן שוטף, כזה שמוודא שכל עובד חדש מקבל טיפול מיידי.
מילוי טופס 161 באופן לא תקין, והעובד איבד פטור ממס
טופס 161 מולא על ידי הגורם המתפעל בצורה שגויה – במקום משיכה ללא מס, סומנה אופציה שמובילה למס מיידי. כאשר העובד פרש וביקש למשוך כספים פטורים ממס, נדרש לשלם מס מיותר של אלפי שקלים.
מה אפשר ללמוד מזה?
גורם מתפעל פנסיוני אחראי על דיווח מדויק. חשוב לבחור גורם מיומן ומנוסה בטיפול בפרישת העובד, שדואג לבחון כל פרט ומבין את ההשלכות של אי דיוק, במיוחד כשזה משפיע על מיסוי.
העובד עבר בין קופות, אבל לא עודכנה ההפקדה
עובד ביצע ניוד קופה דרך סוכן ביטוח. הדבר לא עודכן אצל הגורם המתפעל, וההפקדות המשיכו להישלח לקרן הישנה שנפסלה על ידי העובד. כתוצאה מכך, הכסף חזר, ואחרי חודשיים העובד מצא עצמו ללא כיסוי ביטוחי.
מה אפשר ללמוד מזה?
דרוש עדכון מערכת שוטף מול העובד, ותהליך מובנה לניהול שינויים כמו ניוד, שינוי סטטוס משפחתי, או חופשה ללא תשלום.
איך תבחרו נכון את הגורם המתפעל שלכם?
כדי לבחור נכון גורם מתפעל פנסיוני, עליכם לשאול מספר שאלות:
האם יש לו ניסיון עם גודל וסוג הארגון שלכם? עבודה בארגון עם 20 עובדים שונה מעבודה בארגון עם 200 עובדים. חפשו מי שעובד עם לקוחות דומים ובסדר גודל כמו שלכם.
האם הוא מציע מערכת אינטגרטיבית ולא רק מערכת דיווח? שירות טוב כולל ליווי אנושי, לא רק מילוי טפסים. שאלו איך הגורם המתפעל דואג לבקרת איכות.
האם הוא מספק הסברים לעובדי החברה? עובד שמבולבל מהפנסיה שלו פונה קודם כל למקום העבודה. ודאו שיש גורם מקצועי שיוכל להסביר לו איך מתנהלים הדברים.
האם הוא ערוך למקרים חריגים? קליטת עובדים, פרישות, שינויי שכר, מקרי ביטוח ועוד עלולים לצוץ כל הזמן. רק ספק עם ניסיון מיומן היטב לטפל גם במקרים חריגים.
השקט הנפשי של העסק שלכם
גורם מתפעל פנסיוני טוב לא רק מעביר נתונים, הוא שומר על העסק שלכם בריא. הוא המנגנון שמוודא שמה שמופיע בתלוש קורה גם בפועל, ונותן בטחון ושקט נפשי למעסיק ולעובדים כאחד, ומשלב טכנולוגיות מתקדמות יחד עם בקרה אנושית, אחריות ומקצועיות, שאלו מי לוקח אחריות מקיפה ומלאה על הנושא.
עדיין מתלבטים? בחברת מבטח סימון צוות מומחים שיכול לסייע לכם בבחירת הגורם המתפעל שנכון עבורכם בהתאם לפעילות העסקית, לסדר הגודל של הארגון ולכל הפרמטרים שחיוניים לתפעול פנסיוני תקין, בטוח ואחראי. צרו קשר עם משרדנו, ונשמח לעמוד לרשותכם.
