יש לכם עסק? המסמך שאתם חייבים להכין

תוכנית עסקית היא מסמך כתוב בו מתואר העסק בצרה המיטבית. התוכנית היא מסמך חשוב וגם אם לא תכתבו אותה בעצמכם עדיין חשוב מאד להבין ממה היא בנויה ואיך. ראשית חשוב להגדיל למה אנחנו צריכים תוכנית. לתוכנית עסקית שלושה שימושים אפשריים:

הראשון ככלי תיכנוני שלנו. כל אירוע, טיול, שיפוץ ושינוי מחייב בדיקות ורשימות. והתוכנית העסקית היא הרשימה שלנו לפתיחת העסק. בה נכתוב את כל האספקטים ונוכל דרך זה לראות מה עוד חסר לנו, על מה אנחנו לא יודעים מספיק ואיפה יש לנו נקודות לא ברורות.

השני הוא כלי הסברה של העסק שלנו מול גורמים חיצוניים. בנקים, משקיעים, קרנות מימון ושותפים למיניהם. כולם ירצו מאיתנו תוכנית עסקית מפורטת לפני שישבו איתנו לדיון או לשיתוף פעולה. כאן התוכנית צריכה להיות מוגשת מוכנה במלואה וכמה שיותר מדוייקת למתאימה למציאות כי כל שינוי גורר אחריו שינויים רבים אחרים.

והשימוש השלישי לתוכנית העסקית, בעיני החשוב ביותר, הוא דווקא לאחר פתיחת העסק, בשלב בו הוא מתחיל לפעול.

בשלב זה רוב האנשים כבר גייסו את ההון והם שמים את התוכנית בצד ו"שוכחים", ממנה. זוהי, לדעתי, טעות כי בשלב הזה התוכנית יכולה להפוך לתוכנית עבודה. כלומר כל מה שתיכננו בתהליך בניית התוכנית יכול להפוך עכשיו לקווים מנחים לפיתוח העסק וליעדי מכירות. נוכל, אם נשכיל, לעקוב אחרי התפתחות העסק שלנו ולבדוק מידי חודש או רבעון האם צמחנו כמו שתיכננו לצמוח? האם ההוצאות שלנו במסגרת הצפוי? האם אנחנו באמת משווקים באותן אפיקי שיווק שתיכננו? אולי שכחנו אפיק שיווקי אחד בלהט העשייה? אולי פיספסנו קהל יעד משמעותי? מה העומס הצפוי לנו בתקופה הקרובה והאם נערכנו לקראתו? האם גייסנו עוד עובדים? יש מספיק מלאי? פירסמנו באופן מתאים? הרי הכל היה מתוכנן לפרטי פרטים בתוכנית ורק צריך לשים לב שביצענו הכל.

ואם לא הכל הולך לפי התוכנית, וזה בדרך כלל המקרה, גם מזה נוכל ללמוד. האם העסק שלנו צומח לכיוון קצת שונה ממה שתוכנן עבורו? אילו שינויים והתאמות כדאי לבצע בו כדי שיתאים לכיוון זה בצורה המיטבית? האם יש לנו שינוי גם בתיכנון לטווח הארוך? אולי אנחנו צומחים יותר מהר והזמן להכשיר עובד נוסף הגיע מוקדם מהצפוי? אולי מגיעים אלינו אוכלוסיות שלא ציפינו והפרסום צריך להתאים את עצמו אליהם. אולי שינו בשעות הפתיחה יעזור לנו לענות על עוד צרכים שלא זיהינו לפני הפתיחה אבל עכשיו הם ברורים? ועוד שאלות כאלו.

אז מי כותב תוכנית עסקית? ברור שישנם אנשים מקצוע רבים וטובים אשר מתמחים בכך אבל כל בעל עסק אמור להיות מסוגל לכתוב בעצמו חלקים ניכרים מהתוכנית שלו (שנפרט אותה בהמשך). ככה הוא מביע בצורה הנכונה את העסק שלו כמו שהוא מתכוון לבנות אותו.

אם נבחר להיעזר באיש מקצוע, רצוי ונכון לסכם איתו מראש שבתום התהליך תהיה לנו תוכנית עסקית אותה נוכל לקרוא ולהבין. כלומר תוכנית אשר תהיה מובנת ובהירה לנו ונוכל להשתמש בה ככלי משמעותי ולא כמשקולת ניירות…

מתי כדאי לכתוב את התוכנית? כתיבת התוכנית היא תהליך המלווה את תהליך גיבוש הרעיון העסקי ומיקודו. היא יכולה להשתנות. אבל התוכנית עצמה מוכנה להגשה למקור חיצוני בשלב בו אם נקבל את הכסף היום נדע בדיוק ובפירוט מה נקנה בו ואיפה, ברמה של הצעות מחיר ולפחות טיוטות חוזים חתומים, סקיצות עיצוב והזמנות מלאי.

ממה המורכבת בתוכנית העסקית? היא מורכבת משלושה חלקים. חלק מילולי, חלק כלכלי ונספחים.

הנספחים לתוכנית הם כל המסמכים המוגשים איתה ומראים את הבסיס למספרים ולמילים שכתבנו. החל מתעודת הזהות של היזמים, קורות החיים שלהם, תעודות מקצועיות, דרך המסמכים של העסק, הצעות מחיר, וחוזים, גם חומרים שיווקיים, סקיצות לוגו, וכולי.

החלק המילולי:

• תקציר מנהלים

לחלק הפתיחה של התוכנית קוראים תקציר מנהלים. הוא נמצא בתחילת התוכנית אבל בפועל נכון לכתוב אותו בסוף התהליך, כדאי להכניס לתוכו שני דברים מרכזיים. האחד הוא היתרון היחסי של העסק, הדבר שבזכותו אנחנו נהיה יותר טובים בניהול העסק שלנו מאשר 90% מהאנשים האחרים. זהו יכול להיות כישרון, יכולת או משהו שלמדנו, שפה שאנחנו מדברים, רעיון חדשני או מיקום מיוחד שהצלחנו לתפוס, אולי זה קשרים מיוחדים או חוזה הלעדיות, בכל מקרה בעולם תחרותי חשוב לדעת מה נקודת החוזקה שלנו וחשוב להדגיש את זה.

הדבר השני שכדאי ונכון להכניס לחלק זה של פתיחת התוכנית הוא החזון של העסק, אותו הניע, המוטיבציה שלנו והכוח הפנימי שמניע אותנו. למרכיב הנפשי יש מקום ביציבות של העסק ובאמונה שלנו בהצלחתו. החזון של העסק הוא הליבה שלו והצגה נכונה שלו בפתיחת התוכנית מהווה פתיחה נכונה להמשכה.

תקציר המנהלים הוא עמוד עד שניים, לא יותר.

• תאור היזם

לאחר התקציב התוכנית ממשיכה לתאר את היזם. בשלב זה נתאר את התכונות והיכולות, הכישורים והכלים הפרקטיים אשר יאפשרו לבעל העסק לנהל אותו בצורה המיטבית. כאן חשוב לזכור כי הבעלים של העסק משמש בשני כובעים, האחד הוא הכובע המקצועי והשני הכובע הניהולי. לכן נתאר במקביל יכולות וכישורים בשני המישורים האלו. מה עושה אותנו מקצועיים בתחום שלנו, מצד אחד, ומה עושה אותנו מנהלים טובים, מהצד השני.

זו לא בושה בשלב זה, להזכיר שחלק מהכלים הניהוליים אינם ברשותנו עדיין וכי נקבל תמיכה או יעוץ מגורם אחר.

אם מדובר ביותר מיזם אחד ראוי להזכיר את חלוקת התפקידים והאחריות בעסק (ולא לשכוח לצרף בנספחים את הסכם השותפות החתום והכתוב, כולל, כמובן, דמות המוסכמת עלינו לגישור במקרה של מחלוקת).

חלק זה גם אמור להיות באורך של כעמוד עד שניים.

• תיאור העסק (פנימי וחיצוני)

העסק אמור להיות מתואר בצורה היסודית ביותר. נתחיל מתיאור חיצוני של העסק: מיקום, סביבה, גודל, גישה, חזית, מקומות, חלוקה פנימית, שעות פתיחה ונגישות.

כמו כן חשוב לתאר את המבנה הפנימי של העסק. מה בדיוק הוא מוכר? אילו מוצרים ו/או שירותים? האם ניתנים שירותי מעטפת כמו החלפות? תיקונים? תמיכה טכנית? או משלוחים? תיאור כזה יכול להיות פסקה אחת ועד עמוד.

• תיאור הסביבה העסקית:

הסביבה העסקית מורכבת משלושה חלקים:

ספקים: כאן נתאר מי הספקים שלנו, עד כמה אנחנו תלויים בהם? מה תנאי האספקה והתשלום? האם יש החזרות? האם הם בארץ או בחוץ לארץ? האם יש לנו בלעדיות? (חוזה בנספחים…). האורך לחלק זה נע בין פיסקה אחת לחצי עמוד.

מתחרים: זה המקום לתאר ראשית את השוק כולו, את המגמות שלו ואת התהליכים שהוא עובר. אחר כך נתאר את המתחרים של העסק בכל הרמות. החל ממתחרים ישירים, ורצוי לפרט אחד אחד כולל הגדרת חולשות וחוזקות שלו, וכלה במתחרים עקיפים, מודל הSWOT, יכול וצריך להיכנס לכאן. היכרות טובה של המתחרים היא עוצמה לעסק ואין לחשוש מפירוט שלהם, להיפך, בעל עסק שממעיט בערך מתחריו נמצא בסיכון גבוה יותר. הפירוט יכול להיות החל מפסקה ועד עמוד- עמוד וחצי.

לקוחות: תיאור טוב של הלקוחות מאפשר לאפיין את העסק ומראה שבעליו מכיר את הקהל שלו ויידע, כנראה, לענות על צורך שלהם בצורה מיטבית. תארו את כל מה שאתם יודעים על קהלי הלקוחות שלכם, כל קהל בנפרד: גיל, מין, מצב סוציו אקונומי, מצב משפחתי, דתי, תעסוקתי, וכולי. פניה לקהלים שונים תתבצע טוב יותר כשאנחנו מכירים אותם ואת הצרכים שלהם. תיאור הקהלים הוא חשוב מאד ומרכים עיקרי בתוכנית. ממנו נבנה את תוכנית השיווק של העסק.

אני רוצה להדגיש, כשעסק חדש פונה לבקשת מימון והשקעה מה שיש לו בעצם זה את היזם עצמו, כולל חזון ידע ורצון, ותוכנית שיווקית. אול שני הכלים הממשים שאיתם הוא מבקש את הכלי השלישי, המימון. ומכאן הוא מתחיל.

התוכנית השיווקית היא הדרך היעילה ביותר, בה אנו חושבים שנצליח להגיע אל הלקוחות הפוטנציאליים שלנו ולהסביר להם למה אנחנו יותר טובים בשבילם מאשר המתחרים שלנו.

לכן כאן נפרט ככל האפשר, איך נפרסם? איפה? מתי? באיוז תדירות? אילו שיתופי פעולה ניצור? איך? כמה? איך נשווק לכל קהל וקהל מקהלי הלקוחות הפוטנציאליים בנפרד? מי עוזר לנו והאם יש לנו תוכנית שיווקית מוגדת ובנויה? וכולי וכולי. זהו החלק המרכזי של התוכנית העסקית, לכן כאן אין הגבלה לגבי האורך, כל עסק והתוכנית שלו.

אחריו מגיע חלק לא פחות חשוב, החלק הכלכלי. החלק הכלכלי מורכב מארבעה חלקים: תוכנית השקעה, רווח והפסד צפוי, נקודת איזון, תזרים מזומנים. החלק הזה אמור לייצג את הדבר החשוב ביותר בעסק והוא היכולת שלנו להתפרנס ממנו (ולהחזיר את החובות למשקיע, לבנק או לקרן….) לכן חשוב לבנות אותו בצורה טובה.

נתחיל מתוכנית ההשקעה. לכל תקציב יש שני צדדים. התייחסות לחישוב הכלכלי של נקודת האיזון וסיכום. החלק הכלכלי: תקציב פתיחת העסק, רווח והפסד צפוי, חישוב נקודת איזון, התייחסות לתזרים המזומנים.

בהצלחה.

—

הכותבת היא מרצה ויועצת עסקית כלכלית לעסקים קטנים