הכינו תחילה את רשימת המוזמנים
ישנם לא מעט גני אירועים בשפלה , כאשר כל אחד מהם יכול להכיל כמות שונה של מוזמנים. בכדי שתוכלו למקד את הבחירה בגן האירועים המתאים, כדאי להכין תחילה את רשימת המוזמנים. רשימת המוזמנים (גם אם היא לא סופית), תאפשר לכם להבין את כמות האורחים ולמקד את החיפוש אך ורק בגני האירועים אשר יכולים וערוכים להכיל את אותה כמות אורחים.
כתבו את כל הדרישות והצרכים
אם אתם מחפשים גן אירועים לצורך הפקת חתונה, סביר להניח שיש לכם לא מעט דרישות וציפיות ובין היתר: לגבי סוג וסגנון האוכל אשר יוגש לאורחים, לגבי האטרקציות, לגבי הריקודים, לגבי האווירה ולגבי פרמטרים רבים נוספים.
ההמלצה היא להעלות על הכתב את כל מה שאתם רוצים, מבקשים ומדמיינים ובסופו של דבר למקד את החיפוש בגני האירועים אשר יכולים לספק מענה על אותם הצרכים.
חשיבותו של תקציב
גובה התקציב אותו תקצו עבור המטרה יהווה את אחד מהפרמטרים המשפיעים ביותר על בחירת גן האירועים. לכן, חשוב שתתכננו את התקציב בקפידה – בהליך תכנון התקציב, כדאי להבין מהו סכום הכסף מעוניינים להקצות לכל האירוע ולאחר מכן לבצע חלוקה לפי נושאים ולהגיע להבנה כמה תוכלו לשלם עבור המקום ועבור המנות.
תכנון מקיף של התקציב, יסייע לכם למקד את החיפוש רק באותם גני אירועים בשפלה אשר מותאמים לאותם הסכומים.
מועד האירוע
כאן נשאלת השאלה: האם חשוב לכם שהאירוע יתקיים בתאריך מסוים או שאתם גמישים בתאריכים? אם אתם לא מוכנים להתפשר על התאריך, תצטרכו לוודא שאותו גן האירועים בו אתם בוחרים אכן פנוי באותו תאריך. לעומת זאת, אם אתם גמישים בתאריכים כנראה שמספר האפשרויות הרלוונטיות יהיה גדול ומגוון יותר.
תכני האירוע
כאמור, אם אתם מחפשים גני אירועים בשפלה לצורך חתונה, חשוב שתשימו דגש גם כל מה שקשור לתכני האירוע לדוגמא, מיקום החופה (לרוב, הבקשה תהיה שהחופה תהיה בחוץ, במקום מרשים ותחת חופת הכוכבים), אם אתם מעוניינים להביא אטרקציות מסוימות כדאי שתבדקו שהמקום אכן מציע את התנאים הנדרשים לאותה האטרקציה וכיוצא בזה..
עריכת חוזה מתאים
אל תסתפקו בלסגור פרטים בעל פה מול נציג מטעם גן האירועים, חשוב שתדאגו שכל מה שאתם סוגרים יהיה כתוב. לכן, יש להקפיד לערוך חוזה/ הסכם בין הצדדים אשר יכלול את כל מה שהגעתם להסכמה לגביו: מועד האירוע, מחיר למנה ומה הוא כולל בתוכו, כמות האורחים, כמות מקומות הספייר, בופה או ישיבה (ובמידה ומדובר באירוע ישיבה כדאי לשים דגש גם על כמות המלצרים) וכיוצא בזה.. כאשר, במידה ויהיה לכם חוזה תוכלו להיות שקטים בידיעה שכל הצדדים יודעים בדיוק למה לצפות.
הכתבה בשיתוף אתר טנקום
